Dagens logistik ställer höga krav på att både förstå och kunna mäta prestation. Genom att fokusera på rätt KPI:er inom logistik kan företag inte bara peka ut ineffektiva processer, utan också förbättra verksamheten. 

Den här guiden går igenom de viktigaste nyckeltalen inom logistik, förklarar deras betydelse och visar hur du kan använda dem för att lyfta er logistik till nästa nivå.

Vad är en KPI inom logistik?

En KPI (Key Performance Indicator) inom logistik är ett nyckeltal och ett kvantitativt verktyg som företag använder för att mäta och bedöma prestandan inom sin logistikavdelning. KPI:er fokuserar främst på områden som inköp, lagerhållning, transporter, leveranser och ekonomi. Syftet är att få en tydlig bild av hur väl logistikprocesserna fungerar och var det finns utrymme för förbättring.

Varför är KPI:er viktiga inom logistik?

KPI:er inom logistik är ett viktigt verktyg som hjälper företag att jämföra sin egen prestation mot branschstandarder och "best practice". Genom att systematiskt följa KPI:erna får du tillgång till viktig data som gör det möjligt att kontinuerligt förbättra din verksamhet. Datan avslöjar var misstagen sker och hur du kan åtgärda dem, vilket i sin tur leder till sänkta kostnader.

Ta till exempel leveransprecision från lager, som är ett mycket användbart KPI. Nyckeltalet visar procentandelen försändelser som lämnat lagret i tid. Alla leveranser har snäva tidsramar och sena försändelser kan skada kundupplevelsen och potentiellt kosta företaget pengar. Om leveransprecisionen från lagret ligger under branschens riktmärken, pekar det tydligt på problem i lagerhanteringen. Att mäta detta är ett första viktigt steg för att förstå och förbättra kundnöjdheten.

Läs även: Vad är en försörjningskedja? – Optimera försörjningskedjan med flygfrakt

Grundläggande KPI:er för logistikeffektivitet

Nedan går vi igenom grundläggande KPI:er inom logistik. 

Ledtid

Ledtid är en av de mest grundläggande och kritiska KPI:erna inom logistik. Den mäter den totala tiden det tar för en process att slutföras, från start till mål. För att svara på frågan "vad är ledtid inom logistik?" kan vi bryta ner det i flera typer:

• Orderledtid: Tiden från det att en kund lägger en order tills den levereras. Detta påverkar direkt kundnöjdheten.
• Inköpsledtid: Tiden från det att en inköpsorder läggs hos en leverantör tills varorna anländer till lagret.
• Produktionsledtid: Tiden det tar att tillverka en produkt.
• Leveransledtid: Tiden från att en produkt lämnar ditt lager tills den når slutkunden.

Att kontinuerligt arbeta med att minska ledtiderna genom optimerade processer och förbättrade samarbeten med leverantörer och transportörer kan leda till betydande konkurrensfördelar.

Lageromsättning och lagerhållningskostnad

Effektiv lagerhantering behövs för logistisk framgång. Två viktiga nyckeltal att ha koll på är:

• Lageromsättning (Inventory turnover): Denna KPI mäter hur många gånger ditt genomsnittliga lager säljs och ersätts under en specifik period (oftast ett år). En hög lageromsättningshastighet indikerar att du effektivt säljer dina varor och minimerar risken för att lagret blir inaktuellt eller binder upp för mycket kapital.

Lageromsättningshastighet formel:

Lageromsättningshastighet = Kostnad för sålda varor (COGS) / Genomsnittligt lagervärde

För att beräkna kostnaden för sålda varor används vanligtvis formeln:

Kostnad för sålda varor = Ingående lager + Inköp under perioden - Utgående lager

• Lagerhållningskostnad (Carrying cost of inventory): Detta är den totala kostnaden för att lagra inventarier under en viss period. Den inkluderar kostnader som lagerutrymme, försäkring, säkerhet, värdeminskning, föråldring, skador och kapitalkostnader. Höga lagerhållningskostnader kan äta upp marginalerna. Därför är det viktigt att optimera lagernivåerna.

Att balansera en hög lageromsättning med rimliga lagerhållningskostnader är nyckeln till en hälsosam logistikverksamhet.

Kvalitets- och servicerelaterade KPI:er

Perfect order rate

Perfect order rate är en av de mest omfattande kvalitets-KPI:erna inom logistik. Den mäter andelen order som levereras helt perfekt, vilket innebär att ordern:

• Levereras i tid.
• Är komplett (alla artiklar ingår).
• Är felfri (inga skador).
• Har korrekt dokumentation (följesedel, faktura etc.).

En hög perfect order rate signalerar en effektiv och kundorienterad logistikprocess, medan en låg siffra belyser behovet av förbättringar i olika delar av leveranskedjan.

Leveransförmåga (Delivery performance)

Leveransförmåga är ett bredare mått på hur väl ett företag lyckas leverera produkter enligt kundens förväntningar och överenskommelser. Det kan inkludera:

• Leveransprecision: Andelen order som levereras i exakt rätt tid.
• Fyllnadsgrad: Andelen orderrader som kan uppfyllas direkt från lager utan restorder.
• Ordernoggrannhet: Hur många order som är felfria gällande kvantitet och produkt.

Att upprätthålla en stark leveransförmåga är avgörande för kundlojalitet och varumärkesrykte.

KPI:er inom hållbarhet och kostnadskontroll

Energieffektivitet

Energieffektivitet inom logistik fokuserar på att minimera energiförbrukningen genom hela leveranskedjan. Detta är inte bara en fråga om kostnadskontroll utan också om hållbarhet och minskad miljöpåverkan. Exempelvis:

• Optimering av transportrutter för att minska bränsleförbrukningen.
• Användning av energieffektiva lagerlokaler och belysning.
• Investering i fordon med lägre utsläpp. 
• Effektivare utnyttjande av lastkapacitet för att minska antalet transporter.

Att mäta och förbättra energieffektiviteten kan ge betydande besparingar och stärka företagets hållbarhetsprofil.

Ytterligare KPI:er att ha koll på

Förutom de ovan nämnda finns det andra KPI:er som kan ge värdefull insikt beroende på din verksamhet:

• Transportkostnad per enhet: Mäter effektiviteten i dina fraktkostnader.
• Genomsnittlig lagertid: Hur länge en vara i genomsnitt ligger på lager innan den skickas.
• Restorderkvot: Andelen order som inte kan uppfyllas direkt på grund av lagerbrist. En hög kvot indikerar problem med efterfrågeprognos eller leverantörspålitlighet.
• Prognosnoggrannhet: Hur väl dina efterfrågeprognoser stämmer överens med den faktiska försäljningen. 

Utveckla en KPI-strategi: Steg för steg mot bättre logistik

Att bara känna till KPI:er räcker inte – ni behöver en tydlig strategi för hur ni ska använda dem. En välutvecklad KPI-strategi fungerar som en kompass som styr era ansträngningar och säkerställer att ni mäter rätt saker för att driva verklig förbättring. Här är tre centrala steg för att bygga en effektiv KPI-strategi:

1. Välj mål och nyckeltal

Börja med att definiera klara och specifika mål för vad ditt företag vill uppnå med logistiken. Vill du minska leveranstiderna, minska lagerkostnaderna eller förbättra kundnöjdheten? När målen är satta, välj de relevanta KPI:er som direkt speglar dessa mål. 

Det handlar om att hitta specifika och mätbara indikatorer som är direkt kopplade till företagets framgång. Välj hellre färre, men mer meningsfulla, KPI:er än en lång lista som är svår att hantera.

2. Skapa en datadriven kultur

En framgångsrik KPI-strategi kräver att hela organisationen är med på tåget. Utbilda dina medarbetare i vikten av datadrivna beslut och hur de bidrar till företagets strategiska mål. Standardisera processer för datainsamling för att säkerställa att all data är korrekt och konsekvent. 

Se till att alla inom organisationen förstår vilka KPI:er som följs, varför de är viktiga och hur deras arbete påverkar dem. Använd sedan den insamlade datan för att driva beslut, implementera förändringar och tydligt kommunicera framsteg och resultat.

3. Analysera och uppdatera kontinuerligt

Arbetet slutar inte när KPI:erna är valda och kulturen är etablerad. Du måste regelbundet granska och analysera nyckeltalen. Använd insikterna från din analys för att identifiera områden som kräver förbättring eller justering. Därefter justerar du strategin efter behov för att säkerställa att den fortsätter att möta företagets mål och anpassas till förändrade marknadsförhållanden, kundbehov och interna omständigheter. 

Se till att KPI:erna uppdateras kontinuerligt för att spegla den aktuella situationen – statiska KPI:er tappar snabbt sitt värde.

Följ upp dina KPI:er – effektiva verktyg att använda

För att kunna följa och analysera dina KPI:er inom logistik behöver du rätt verktyg på plats. Att samla in, bearbeta och visualisera data manuellt är tidskrävande och ineffektivt. Här är några av de mest använda verktygen och metoderna som hjälper företag att få kontroll över sina nyckeltal:

• ERP-system (Enterprise Resource Planning): Dessa integrerade system hanterar en mängd olika affärsprocesser – från ekonomi och inköp till produktion och logistik. Ett ERP-system möjliggör centraliserad datainsamling och analys över olika avdelningar, vilket ger en helhetsbild av företagets prestation.
• WMS (Warehouse Management System): Ett WMS är specifikt utvecklat för att hantera alla aspekter av lageroperationer. Det är användbart för att spåra lageromsättningshastighet, lagerhållningskostnad och andra lagerrelaterade KPI:er i realtid. 
• BI-verktyg (Business Intelligence): Dessa verktyg är designade för att samla in, integrera, analysera och presentera komplex affärsinformation. Med BI-verktyg kan ni förvandla rådata till rapporter och analyser som stödjer datadrivna beslut.
• Dashboards och rapporteringsverktyg: Dessa plattformar visualiserar data och KPI:er på ett lättförståeligt sätt, ofta i realtid. Med interaktiva dashboards blir det betydligt enklare för beslutsfattare att övervaka prestanda, snabbt identifiera trender och upptäcka avvikelser.

Genom att använda rätt verktyg för att spåra och analysera nyckeltal inom logistik blir det betydligt enklare att optimera processer, fatta välgrundade beslut och därmed förbättra hela logistikverksamheten. 

Mät, visualisera och följ upp KPI:er med Bertlings BLU4U

För att effektivt kunna mäta, följa upp och visualisera dina KPI:er behöver du rätt mjukvara. Bertlings BLU4U är en molnbaserad plattform som ger dig alla nödvändiga verktyg.

Med BLU4U kan du samla in, analysera och presentera logistikmått genom hela organisationen. Systemet erbjuder rollbaserade och branschspecifika dashboards med fördefinierade KPI:er, vilket ger omedelbar insikt.

Att mäta relevanta logistik-KPI:er är avgörande för att identifiera förbättringsområden och ligga steget före konkurrenterna. Med BLU4U får ni förmågan att snabbt lösa problem som orsakar onödiga kostnader eller försämrar kundupplevelsen, vilket positionerar ert företag för framgång oavsett marknad.

Boka en demo idag!

Frågor och svar

Vad är ett bra lagervärde?

Ett "bra" lagervärde är inte en fast siffra utan beror helt på din specifika bransch, dina produkter och din affärsmodell. Målet är att hitta en balans mellan att ha tillräckligt med varor för att möta kundernas efterfrågan snabbt, utan att binda upp för mycket kapital eller riskera att varor blir föråldrade. 

Vad är ett bra KPI?

Ett bra KPI är ett nyckeltal som är:

• Specifikt: Det mäter en tydlig och avgränsad aspekt av din verksamhet.

• Mätbart: Det kan kvantifieras och spåras över tid.

• Uppnåbart: Målet för KPI:n ska vara realistiskt att nå.

• Relevant: Det är direkt kopplat till dina övergripande affärsmål och strategier. Det ska ge insikt som kan leda till åtgärder.

• Tidsbundet: Det har en tydlig tidsram för mätning och uppföljning.

Ett bra KPI ska inte bara visa vad som händer, utan också varför det händer och vad du kan göra åt det. Det ska driva beteende och beslut som förbättrar din logistik.

Vilka nyckeltal är viktiga?

De viktigaste nyckeltalen (KPI:erna) är de som direkt påverkar dina strategiska affärsmål. Det innebär att de kan variera beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver och vilka specifika utmaningar eller möjligheter du står inför.

HUR KAN VI HJÄLPA DIG?

KONTAKTA OSS          våra tjänster         OM OSS